議事録の書き方、意味について

思うところがある…（考えていることをだべります）

たいていの会議では、誰かが議事録をとる。
それも決まって、参加メンバーの一番年下の人であることが多い。


今、自分が議事録を書いてほしいとお願いすることがある。
そこで、あらためて議事録を書くことの意味を考えてみた。


具体例は載せていないので、具体例をお探しの方は参照URLを参考にしていただきたいです。
（※現状の自分から見えている部分しか書けないので、再度別のものが見えた際には書きたします。何かご意見がありましたら、コメントいただければと思います。）


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《目次》
【議事録の形式】
【議事録の目的】
【議事録の内容】
【議事録の内容（詳細）】
【議事録の書き方】
【議事録の書き方2】
【議事録（＋会議）での心がけ】
【How to Run a Meeting Like Google" by BusinessWeek】
【参照URLまとめ】

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【議事録の形式】
①会話をそのまま記録していく形式（国会や地方自治体の会議など）
ex.国会会議録
後で読まれると困るのか？といいたくなるような量です…。
〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕とかも逐一書かれてました。


②要旨をまとめ極力簡潔に表現した形式（一般企業など）

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【議事録の目的】
①会議内容の共有
・内容を共有するために、文字におこす。共有しやすい形にまとめる。


②理解度チェック
・一番理解力が低いと思われる人の理解をチェックすることで、会議が理解されていたかを(会議主催者側が)事後的にチェック
（基本的に人の話は伝えたいことの1/4くらいしか伝わらない？）


※自分はこういうつもりで言ったのではないのに…、と思うことが多々あります。
自分が悪いのか、相手が悪いのかという問題はあるものの、伝わっていないこと自体が問題であることに変わりありません。


③決定事項に対する責任の明確化
会議後の“言った”、“言わない”という問題を防ぐため
…レベル低いですけど。



個別のケースとして考えられるのは…
④文章力強化
・内容を簡潔にまとめる力をつけてもらいたいというケース

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【議事録の内容】
以下のようなことが入っていればよいそうです。
①件名
②日時
③場所
④出席者
⑤決定事項
⑥内容
⑦入手資料、参照資料
⑧次回日程
⑨特記事項（作成者の目線から…）
⑩作成者

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【議事録の内容（詳細）】
①件名
○議題を「問い」の形に
議題を「問い」の形にして、頭に大きくはっきり書く。
※研究でも、目的と結論の一致をきびしくチェックされてます…。


問いの形で聞かれれば、頭の中にすっと入ってくる。
ex.×講演会の内容について→講演会で参加者の声を引き出すための具体策は？



⑤決定事項
○その「問い」にあわせた答え（結論）
その「問い」にあわせた答えとして、結論を一言でまとめる。
結論がないと、ただ単に案を出しただけのブレインストーミングになってしまう。


○結論を導いた前提条件
どうしてそれをやるのか？という部分。
…A、B、C（前提）→Z（結論）であれば、Zだけでなく、A,B,Cも書くこと。
※納得してもらえないと、動いてくれない…。


○決定？保留？
決定した事項と保留している事項とを区別する。
結論がひとつにまとまらなかった際、反対意見が出た際も記載。



⑥内容
○基本は、時系列にそって記載
できるだけ時系列にそって書いたほうが、読む側の頭にも入ってきやすい。
※読む人の興味にあわせて、順序を変えることもある。


○グルーピング
同じ意味のまとまりのものを一つのグループとする。
グルーピングしたものについて、階層的なピラミッド構造に並べ替える。
ピラミッド構造の一番上にくるものが“結論”。


○主語を加える？
誰が発言したのかを明記したほうがいいという意見もある。
※私見
決定事項（誰がおこなうのか？）の部分には名前銘記の必要があると思う。
しかし、全員の同意事項に関して、発言者を明記するのはあまり意味がないと思う。
反対意見に関しては、発言者を書いておくのはありだと思う。



⑧次回日程
○前回までの流れ、今後の課題・次回の予定
前回までの流れ、今後の課題・次回の予定が書かれているとさらに良い。
誰が、いつまでに、何をするのかをはっきりさせること。

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【議事録の書き方】
①一字一句逃さずにメモをする（レコーダーを使うときもあるそうだ）
※レコーダーはめんどくさいが、書き起こしをしてくれるソフトもある？
使ったことがないのでよくわからない。


②省略されている主語や前提部分などを補記する。


③何が言いたいことなのか、要点をまとめる


④要点をまとめた議事録、一字一句逃さず書いた議事録を一緒に出す。

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【議事録の書き方2】
○議事録ドリブン…会議内で、議事録を共同作成


①会議中、議事録をプロジェクタなどで投影し、全員が同じ部分を見ながら進める。


②みんなで議事録を協力して書きながら議事進行を共有。結論やtodo、発言者などの情報も同時に書いていく。


③会議の終了時には、議事録が完成。

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【議事録（＋会議）での心がけ】
①第３者が見ても内容を理解できるようにする。
…聞く（読む）人が自分と同じ前提に立っているという考えは捨てる。
「やりがちな失敗」
１．専門用語を使いすぎるとわかりづらい…。
２．結論に至った前提が抜けると議論についていけない…。
※自分もずっと言われ続けてます。


②参加者の人件費
[参加者の時給]×[参加人数]分のコストがかかっていることを頭に置いて、それぞれの参加者は事前準備をする。


③事前準備として100％固めない
上記に反するような内容になるが、会議前の準備は100％固めない。
残り20％くらいは当日の参加者で作り上げるという意識も必要。
そうでないと、活発な意見がでてこない流れ作業の会議になってしまう。

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【How to Run a Meeting Like Google" by BusinessWeek】
Googleでの会議の進め方をもとにどうやったら効率的で生産的な会議を行えるかを示した。


①確固としたアジェンダを設定
会議に先立ち、議論したい点や効率的な進行についてまとめる。
アジェンダを立てることで、会議で何を達成するべきなのかを意識。


②議事録担当者を決める
公式の議事録を取ることを重要視。
プロジェクターで映し出しながら議事録をとり、不正確な記述や矛盾についてチェック。


③ミニ会議の時間を作り出す
大きな時間の塊を小さな時間スロットに分け、特定のテーマやプロジェクトに使う。
会議に入る直前にアジェンダを調整する。
会議はぶれることなくするべきだという意識を植え付けることにもなる。


④自分の「営業時間」
1日の中で、営業時間を設定する。
会いたい従業員が予約し、先着順で面会を行う。


⑤政治は排し、データを活用
あらかじめ設定されている評価指標に対して、どのような結果を出しているか。
ex.デザインミーティング
×「私はスクリーンの見えた方が好き」
○「サイトにおける実験では、彼のデザインのほうが10％よく機能した」


⑥時間の厳守
会議の残り時間、そのトピックに当てられる残り時間を意識する。

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【参照URLまとめ】
http://kokkai.ndl.go.jp/
http://portal.nifty.com/special05/06/12/
http://venture.at.webry.info/200409/article_16.html
http://www.1101.com/essay/2001-09-12.html
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0610/30/news005.html
http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?qid=43184
http://pokke.gooside.com/knowledge/gijiroku/gijiroku_tips_top.html
http://www.st.rim.or.jp/~k-kazuma/ED/ED441.html
http://www.insource.co.jp/insource_bunsho/gijiroku_by_insource.html
http://www.csinc.co.jp/e100/3_1.html
http://mycom.jugem.cc/?eid=402
http://www.blwisdom.com/blog/kodama/archives/2005/06/post_21.html
http://toshio.typepad.com/b3_annex/2006/10/google6.html
http://www.thinkit.co.jp/cert/project/1/7/2.htm

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